La digitalisation des processus administratifs est aujourd’hui incontournable, notamment en ce qui concerne la transmission des factures entre les entreprises et les administrations publiques. Cet article vous présente les obligations légales qui encadrent cette pratique, ainsi que les avantages qu’elle offre tant pour les entreprises que pour l’administration.
Pourquoi la transmission électronique des factures est-elle obligatoire ?
La loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008, dite Loi LME, a posé les bases de la dématérialisation des factures en France. Depuis le 1er janvier 2017, la transmission électronique des factures aux administrations publiques est progressivement devenue obligatoire pour toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité. Cette obligation s’inscrit dans une volonté politique d’améliorer l’efficacité de la gestion publique et de simplifier les relations entre l’administration et ses fournisseurs.
L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique a fixé le calendrier d’entrée en vigueur de cette obligation :
- Pour les grandes entreprises et les personnes publiques, depuis le 1er janvier 2017 ;
- Pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI), depuis le 1er janvier 2018 ;
- Pour les petites et moyennes entreprises (PME), depuis le 1er janvier 2019 ;
- Pour les micro-entreprises, depuis le 1er janvier 2020.
Quelles sont les modalités de la transmission électronique des factures ?
La transmission électronique des factures doit respecter certaines conditions afin d’être conforme aux exigences légales. Tout d’abord, les factures doivent être émises sous format électronique, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent plus être envoyées par courrier postal ou télécopie. Ensuite, elles doivent être transmises via une plateforme dédiée, appelée Chorus Pro. Cette plateforme gratuite et sécurisée permet aux entreprises de déposer leurs factures et aux administrations publiques de les recevoir et de les traiter rapidement.
Il est important de noter que la transmission électronique des factures n’entraîne pas nécessairement la suppression du papier. En effet, l’entreprise doit conserver une copie papier ou numérique de la facture pendant une durée minimale de 10 ans, conformément aux obligations comptables et fiscales en vigueur. Par ailleurs, l’administration publique peut également demander à recevoir une copie papier de la facture si elle le souhaite.
Quels sont les avantages de la transmission électronique des factures ?
La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages pour les entreprises et les administrations publiques :
- Un gain de temps : la transmission électronique permet d’accélérer le processus de facturation et de réduire les délais de paiement. Les factures sont en effet traitées plus rapidement, ce qui facilite la gestion des trésoreries et améliore les relations entre l’administration et ses fournisseurs.
- Une réduction des coûts : l’émission et la réception des factures électroniques sont moins coûteuses que celles des factures papier, car elles permettent d’économiser sur les frais d’affranchissement, de stockage et de traitement.
- Une meilleure traçabilité : la plateforme Chorus Pro offre un suivi en temps réel des factures transmises, ce qui permet aux entreprises et aux administrations publiques de suivre facilement l’avancement du traitement de leurs factures.
- Un impact environnemental positif : la dématérialisation des factures contribue à la réduction de la consommation de papier et à la diminution des émissions de CO2 liées au transport du courrier.
En conclusion, la transmission électronique des factures aux administrations publiques est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cette pratique offre de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour l’administration, notamment en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’amélioration du suivi des factures. Néanmoins, elle nécessite une adaptation aux nouvelles modalités imposées par la loi et une bonne maîtrise des outils informatiques dédiés, tels que la plateforme Chorus Pro.