La digitalisation est la prochaine étape de l’évolution du système de documentation professionnel. Mais la digitalisation présente des risques que l’on ne rencontre pas avec une gestion physique. La perte des données étant presque impossible, une gestion entièrement digitale de la documentation expose à des risques de falsification, mais également de fuite et de piratage.
La falsification digitale et le piratage, un fléau qui détruit l’administration
Afin d’améliorer le partage d’information, mais également afin d’en faciliter l’accès, le monde professionnel a procédé à la digitalisation des documents qui en régit l’administration. Mais si cette démarche permet de mieux contrôler le partage, mais également la fuite de document, elle présente un risque considérable de falsification, mais également de piratage.
La signature digitale, une protection digitale et d’authentification
Un document au format digital est plus vulnérable aux fraudes et à la falsification, si bien qu’une protection est nécessaire afin de permettre d’authentifier un document. Afin de protéger un document au format digital, l’on peut :
- Instaurer une protection afin de rendre le document non modifiable avec un système de chiffrement. Ce type de protection peut se faire par l’intermédiaire d’une protection par mot de passe, ou encore d’enregistrer le document dans un format non modifiable ;
- L’insertion d’un watermark permet de protéger un document de la falsification. Le watermark étant un texte insérer au sein du document afin de le protéger contre toute modification, le watermark se modifiant et ainsi démontrer la falsification ;
- L’utilisation de signature digitale permet entre autres d’en valider l’authenticité, mais également de pouvoir protéger le document des falsifications et de toute forme de piratage, la signature ne pouvant être dupliquée ou encore copier ;
Digitalisation et législation contre la falsification digitale
De par les risques élevés de falsification et piratage des versions digitales des documents, la loi du 13 mars 2000 définit les conditions d’éligibilité juridique d’un document au format numérique. Par conséquent, pour avoir une valeur juridiquement équivalente à une version physique, un document doit être conforme aux exigences techniques de la loi, en l’occurrence : porter l’identité de son auteur ainsi que les informations sur son mode de rédaction. Pour faire simple, portez une signature numérique sur les outils de rédaction ainsi que l’identité de l’auteur afin d’en faciliter la traçabilité. De plus, il doit être dans un format reconnu, le plus utilisé étant le format PDF, la loi a inscrit des directives techniques au format afin d’être éligible. Ces directives sont en adéquation avec la norme AFNOR Z42-013, publiée en 1999 et remaniée en 2001. Une norme créée afin de dresser un cadre de gestion et de conservation documentaires sur un support numérique. Enfin, un document numérique ne peut être considéré comme étant un original, de ce fait, une version physique du document doit impérativement servir d’original.