Lorsqu’un client retient les services d’un avocat, le professionnel est tenu de confirmer les conditions de son engagement par écrit afin d’éviter tout malentendu. Les conditions essentielles de l’engagement doivent être confirmées dans une convention de mandat signée par le client ou bien dans une lettre d’engagement. Son contenu dépendra par ailleurs du client et de la nature de son dossier.
La portée des services
Parmi les éléments à confirmer, il y a ce qu’on appelle portée des services dont :
- Les objectifs du client et les services juridiques précis qu’il recevra de l’avocat.
- Les étapes clés dans le dossier ainsi que la représentation du client par l’avocat.
- Toute mesure à prendre par le client ou par des tierces parties.
- Le temps prévu pour offrir les services juridiques et obtenir des résultats.
- Toute limite à la représentation.
- Les résultats que l’avocat peut obtenir
Les frais et débours
Les frais et débours doivent obligatoirement être inscrits dans la convention :
- Facturation à l’heure ou au forfait, ou encore selon une autre méthode.
- L’estimation des frais et des débours que le client est susceptible d’engager.
- Le montant avec la date de paiement des honoraires provisionnels continus ou des provisions initiales. Le cas échéant, ce sera la mention de la fréquence de remise de factures intérimaires au client et la date de remise de la facture finale qui seront inscrites dans la convention.
- Pour les frais d’expertise d’une tierce partie, il convient de mentionner si le client va payer directement les débours ou si l’avocat les avancera et les facturera plus tard au client.
- Le taux d’intérêt qui sera facturé sur les comptes en souffrance.
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
- La politique de facturation de l’avocat.
Les communications avec le client
Concernant les communications, il est indispensable de mentionner :
- Le mode de communication entre l’avocat et le client.
- Comment l’avocat va tenir au courant de l’état de son dossier de manière continue.
- La fréquence des rapports faits au client.
- Le temps estimé nécessaire pour répondre aux appels du client, à ses courriels, lettres ou autres formes de communication.
Le retrait de la représentation
Dans la rubrique retrait de représentation, il faudra définir :
- Les circonstances qui peuvent permettre à l’avocat de se retirer de la représentation.
- Les conséquences de la non-obtention des directives adéquates du client pour exécuter les tâches pour lesquelles l’avocat est tenu.
- La propriété du contenu du dossier.
- Le frais de transfert du dossier au client ou à un autre avocat.
Pour faire comprendre la portée de sa relation professionnelle avec son client, l’avocat doit s’assurer que le libellé et la signification doivent être clairs pour le client, car c’est à cela que ça sert aussi la convention de mandat ou la lettre d’engagement.