Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce texte de loi européen concerne toutes les entreprises et organisations qui traitent des données personnelles de citoyens européens, quelle que soit leur localisation. Le RGPD vise à renforcer la protection des données personnelles et à responsabiliser les acteurs qui les traitent. Les entreprises doivent donc se conformer à ce règlement pour éviter des sanctions pouvant atteindre des montants considérables. Cet article vous permettra de mieux comprendre les enjeux du RGPD, ses principales obligations et des conseils pour vous y conformer.
Les enjeux du RGPD
Le RGPD a été adopté dans un contexte de croissance exponentielle du volume de données personnelles collectées par les entreprises, notamment grâce aux avancées technologiques et à l’essor du commerce électronique. Cette situation a engendré des préoccupations croissantes quant à la protection de la vie privée et aux risques liés au traitement de ces données.
Le RGPD vise plusieurs objectifs :
- Renforcer les droits des personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles, notamment en instaurant un droit à l’information, un droit d’accès, un droit à la rectification, un droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), un droit à la limitation du traitement et un droit à la portabilité des données.
- Responsabiliser les responsables de traitement et les sous-traitants en leur imposant des obligations spécifiques pour garantir la protection des données personnelles.
- Harmoniser la législation européenne en matière de protection des données personnelles, afin de faciliter les échanges entre les différents pays membres et d’assurer une meilleure coopération entre les autorités de contrôle nationales.
- Instaurer un mécanisme de sanction dissuasif pour les entreprises qui ne respectent pas le RGPD, avec des amendes pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
Les principales obligations du RGPD
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent respecter plusieurs obligations :
- Désigner un responsable de la protection des données (DPO) : cette personne devra être en mesure de conseiller l’entreprise sur ses obligations et veiller à leur mise en œuvre. Elle sera également l’interlocuteur privilégié des autorités de contrôle et des personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles.
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la protection des données personnelles, notamment en termes de sécurité informatique, de formation et de sensibilisation du personnel, ou encore d’élaboration de procédures internes pour répondre aux demandes des personnes concernées.
- Réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) pour les traitements présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, afin d’identifier les mesures à mettre en place pour réduire ces risques.
- Obtenir le consentement préalable et éclairé des personnes concernées pour le traitement de leurs données personnelles, sauf exceptions prévues par la loi (par exemple, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat).
- Informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur les finalités du traitement de leurs données personnelles, les personnes ou entités ayant accès à ces données, la durée de conservation des données, et leurs droits en matière de protection des données.
- Documenter leur conformité au RGPD, notamment en tenant un registre des traitements effectués et en conservant une copie des analyses d’impact réalisées.
Conseils pour se conformer au RGPD
Pour vous aider à vous conformer au RGPD, voici quelques conseils :
- Procédez à un audit interne de vos traitements de données personnelles afin d’identifier les éventuelles failles et lacunes dans votre organisation. Cela vous permettra également de mieux connaître vos obligations spécifiques en fonction des traitements effectués.
- Mettez en place une gouvernance interne dédiée à la protection des données personnelles, avec une personne référente (le DPO) et une équipe chargée de mettre en œuvre les actions nécessaires pour assurer la conformité au RGPD.
- Formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles et instaurez une culture de la protection des données au sein de votre entreprise.
- Assurez-vous que vos sous-traitants respectent également les obligations du RGPD, notamment en vérifiant qu’ils ont mis en place des mesures de sécurité appropriées et en incluant des clauses spécifiques dans vos contrats.
- Revoyez vos processus de collecte, de traitement et de stockage des données personnelles pour garantir leur conformité avec le RGPD. Cela peut impliquer, par exemple, de revoir les formulaires utilisés pour recueillir le consentement des personnes concernées ou d’adapter vos politiques de conservation des données.
- N’hésitez pas à solliciter l’aide d’un avocat spécialisé en droit des nouvelles technologies et protection des données personnelles pour vous accompagner dans votre démarche de mise en conformité.
Le respect du RGPD est aujourd’hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises qui traitent des données personnelles. En suivant ces conseils et en vous appuyant sur l’expertise d’un avocat spécialisé, vous pourrez mettre en place les actions nécessaires pour garantir la protection des données personnelles au sein de votre organisation et éviter ainsi les sanctions prévues par la loi.